Уничтожение бухгалтерских документов: сроки, комиссия, акты

Статья

Коротко: бухгалтерский архив чистят раз в год, в начале года, по одной и той же цепочке — проверить сроки, отобрать дела комиссией, утвердить акт о выделении, уничтожить документы и получить акт об уничтожении. Выбросить папки или сдать их как бумагу без актов нельзя: при проверке организация не сможет доказать, что документы уничтожены законно и после истечения срока, а данные сотрудников и контрагентов могут уйти в чужие руки.

Какие правила действуют

Сроки хранения бухгалтерских документов задают три источника. Закон о бухгалтерском учёте (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ) требует хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерскую отчётность и аудиторские заключения в сроки по правилам архивного дела, но не менее 5 лет после отчётного года. Налоговый кодекс (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) — хранить документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, 5 лет. Конкретные сроки по видам документов собраны в Перечне типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Сам порядок отбора и уничтожения описан в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77): решение принимает не один сотрудник, а экспертная комиссия, а результат оформляется актом. Общий обзор сроков по всем видам документов организации — в статье о сроках хранения и уничтожении документов; здесь разбираем именно бухгалтерский архив.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Срок считают не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство по делу. Первичка за 2020 год хранится до 31 декабря 2025 года и может быть уничтожена в 2026 году. Основные ориентиры:

Документ	Срок хранения	На что обратить внимание
Первичные учётные документы (накладные, акты, УПД, кассовые документы)	5 лет после отчётного года	Если по периоду идёт проверка или спор — до окончательного решения
Регистры бухгалтерского учёта (главная книга, оборотно-сальдовые ведомости)	5 лет после отчётного года	То же условие о проверках и спорах
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность	Постоянно	Промежуточную хранят 5 лет, если по ней не составлялась годовая
Учётная политика, рабочий план счетов	Не менее 5 лет после года, в котором применялись последний раз	ч. 2 ст. 29 402-ФЗ
Документы, подтверждающие налоговый убыток	Весь срок переноса убытка	п. 4 ст. 283 НК РФ — нередко дольше 5 лет
Лицевые счета работников по зарплате	50 лет (по делам, законченным до 2003 года, — 75 лет)	Нужны для подтверждения стажа и заработка

Отдельный случай — документы по основным средствам. Пока объект числится на балансе и амортизируется, документы о его приобретении подтверждают расходы, поэтому их держат весь срок использования и ещё 5 лет после выбытия. Когда основное средство списывают, к этому пакету добавляются акты комиссии и документы о его судьбе — порядок разобран в статье о списании основных средств.

Экспертная комиссия: кто входит и что делает

Отбор документов к уничтожению проводит постоянно действующая экспертная комиссия организации. Её создают приказом руководителя и утверждают положение о ней. В комиссию обычно включают главного бухгалтера или его заместителя, сотрудника, отвечающего за архив или делопроизводство, юриста, а при необходимости — специалиста по кадрам и ответственного за обработку персональных данных. В небольшой организации состав может быть минимальным, но решение всё равно принимает комиссия, а не один человек.

Задачи комиссии: проверить по номенклатуре дел и Перечню, у каких дел истёк срок хранения; убедиться, что по этим периодам нет незавершённых проверок, споров и неперенесённых убытков; отделить дела, которые нужно хранить дольше; подготовить акт о выделении документов к уничтожению.

Акт о выделении документов к уничтожению

Акт о выделении — главный документ всей процедуры: без него уничтожение не имеет основания. Его форма приведена в приложении к Правилам № 77. В акт включают заголовки дел или групп однородных дел, крайние даты, количество дел, срок хранения и номер статьи по Перечню или номенклатуре, а также общий объём выделенных документов.

Акт составляют после того, как оформлены описи дел постоянного хранения и по личному составу за тот же период — так документы долгого хранения не попадут в уничтожение по ошибке. Акт рассматривает экспертная комиссия и утверждает руководитель; организации, которые передают документы в государственный или муниципальный архив, дополнительно согласуют описи с экспертно-проверочной комиссией архива. Только после утверждения акта дела можно передавать на уничтожение.

Как уничтожить документы и что получить на руки

Уничтожить бумаги можно своими силами или через стороннюю организацию. Своими силами — на офисном шредере, когда объём небольшой: комиссия присутствует при уничтожении и составляет акт об уничтожении. Когда архив исчисляется десятками коробок или в нём много персональных данных, надёжнее передать его по договору организации, которая вывезет документы, уничтожит их с гарантией конфиденциальности и выдаст акт.

В этом случае пакет документов выглядит так:

1. утверждённый акт о выделении документов к уничтожению;
2. договор с организацией, которая уничтожает документы;
3. акт приёма-передачи или накладная с объёмом переданных документов;
4. акт об уничтожении с датой, способом и объёмом уничтоженного.

Акт об уничтожении подшивают вместе с актом о выделении и хранят в архиве организации: именно эта пара бумаг отвечает на вопрос проверяющего, куда делись документы за прошлые годы.

Персональные данные в бухгалтерском архиве

Бухгалтерия хранит много персональных данных: ведомости, договоры с физлицами, авансовые отчёты, документы по удержаниям. По закону о персональных данных (152-ФЗ) их уничтожают, когда достигнуты цели обработки и истёк срок хранения. Подтверждать уничтожение нужно по требованиям Роскомнадзора (приказ от 28.10.2022 № 179): при обработке без средств автоматизации — актом об уничтожении персональных данных, при обработке в информационной системе — актом и выгрузкой из журнала регистрации событий. Эти акты хранят 3 года.

Удобнее всего совместить процедуры: в акте об уничтожении документов указать и категории персональных данных, которые в них содержались. Электронные копии и базы на старых компьютерах и серверах тоже нужно уничтожить — это отдельная задача, разобранная на странице об уничтожении жёстких дисков.

Ответственность за нарушения

Рисков два, и они противоположные. Первый — уничтожить документы раньше срока. Отсутствие первичных учётных документов или регистров в течение установленного срока хранения считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учёту: по ст. 15.11 КоАП РФ должностному лицу грозит штраф от 5 000 до 10 000 ₽, при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Для самой организации налоговая применит ст. 120 НК РФ: 10 000 ₽ за нарушение в одном налоговом периоде, 30 000 ₽ — в нескольких, а если занижена база — 20 % от неуплаченной суммы, но не менее 40 000 ₽. Кроме того, без документов налоговая может снять расходы и вычеты.

Второй риск — уничтожить документы без оформления или небезопасно. Выброшенные коробки с ведомостями и договорами — это утечка персональных данных и коммерческой информации, а при проверке — невозможность показать, что документы вообще уничтожались по правилам.

Частые ошибки при уничтожении

• Считают срок от даты документа. Отсчёт идёт с 1 января следующего года после окончания дела, поэтому документы уничтожают партиями по годам.
• Забывают про убытки и проверки. Документы периода, по которому переносится убыток или идёт спор, остаются в архиве.
• Уничтожают без акта о выделении. Акт об уничтожении без утверждённого акта о выделении не подтверждает, что отбор был законным.
• Смешивают с документами долгого хранения. Лицевые счета и отчётность отделяют до составления акта.
• Отдают бумаги без договора. Если подрядчик не выдал акт об уничтожении, подтвердить судьбу документов нечем.

Как уничтожить архив через ЦУТО

ЦУТО уничтожает документы организаций по Дальнему Востоку по договору и с актом. Порядок такой: вы присылаете объём и адрес, мы согласуем условия и дату вывоза, забираем коробки с вашей площадки, уничтожаем документы с гарантией конфиденциальности и передаём акт об уничтожении. По запросу — видеофиксация процесса и присутствие вашего представителя; бумагу после измельчения направляем на переработку. Минимальный заказ — 10 000 ₽, точную стоимость считаем по заявке. Подробности и заявка — на странице об уничтожении документов.

Часто вместе с архивом организация списывает и технику, на которой хранились учётные базы: компьютеры, серверы, кассовые аппараты. Их можно передать тем же вывозом — утилизация оргтехники оформляется своим пакетом документов. Как проверить подрядчика и не получить акт от посредника без прав на эту деятельность — в разборе чем переработчик отличается от посредника; наши лицензии и образцы документов собраны на странице «Документы». Бюджетным учреждениям — отдельные условия для госучреждений с оплатой после выполнения работ.

Частые вопросы

Сколько лет хранить первичные бухгалтерские документы?

Не менее 5 лет после отчётного года — так требуют ст. 29 закона о бухгалтерском учёте и ст. 23 НК РФ. Срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания дела, а по периодам с проверками, спорами и переносом убытка документы хранят дольше.

Можно ли просто выбросить старые бухгалтерские документы?

Нет. Сначала экспертная комиссия отбирает дела с истёкшим сроком и составляет акт о выделении документов к уничтожению, руководитель его утверждает, затем документы уничтожают и оформляют акт об уничтожении. Без этих актов организация не докажет, что документы уничтожены законно.

Кто утверждает акт о выделении документов к уничтожению?

Акт готовит экспертная комиссия организации, а утверждает руководитель. Организации, которые передают документы в государственный или муниципальный архив, дополнительно согласуют описи дел с экспертно-проверочной комиссией архива.

Какой документ подтверждает, что бумаги уничтожены?

Акт об уничтожении документов с датой, способом и объёмом уничтоженного. Если уничтожает сторонняя организация, к нему добавляются договор и акт приёма-передачи; хранить акт об уничтожении нужно вместе с актом о выделении.

Какой штраф грозит за уничтожение документов раньше срока?

Отсутствие первички или регистров в течение срока хранения — грубое нарушение: по ст. 15.11 КоАП РФ должностному лицу грозит штраф от 5 000 до 10 000 ₽, повторно — до 20 000 ₽ или дисквалификация. Организации налоговая может выставить штраф по ст. 120 НК РФ от 10 000 ₽.

Нужен ли отдельный акт для персональных данных?

Да, по приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 уничтожение персональных данных подтверждают актом, а при обработке в информационной системе — ещё и выгрузкой из журнала событий. Удобно указать категории персональных данных прямо в акте об уничтожении документов.