Акт о выделении документов к уничтожению: форма и порядок заполнения

Статья

Коротко: акт о выделении — это опись того, что организация решила уничтожить, с указанием, почему это законно: какой срок хранения был у каждого дела и по какой статье перечня он установлен. Без утверждённого акта уничтожение не имеет основания, а при проверке организация не сможет доказать, что не избавилась от документов, которые обязана была хранить. Ниже — порядок подготовки, разбор всех граф формы и типичные ошибки.

Когда нужен акт и на чём он основан

Порядок отбора и уничтожения документов установлен Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, действуют с 17.09.2023). Правила запрещают уничтожать документы до проведения экспертизы ценности и утверждения описей дел постоянного хранения за тот же период (п. 17). Экспертиза ценности проводится ежегодно, и её результат — как раз акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 19, 26).

Сроки, на которые ссылается акт, берут из Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) и из номенклатуры дел организации. Для бухгалтерии действует ещё и минимальный срок закона: первичные учётные документы, регистры, бухгалтерская отчётность и аудиторские заключения хранятся в сроки по правилам архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ). Подробно о сроках по видам бухгалтерских документов — в статье об уничтожении бухгалтерских документов, общий обзор по всем документам организации — в статье о сроках хранения и уничтожении документов.

Кто и в каком порядке готовит акт

1. Предложения от подразделений. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях готовят предложения к акту — какие дела у них отработали свой срок (подп. «г» п. 23 Правил).
2. Проект акта. Работник службы делопроизводства сводит предложения в проект по форме приложения № 3. Проект подписывает руководитель службы делопроизводства и визирует руководитель архива или подразделения, отвечающего за хранение (п. 26).
3. Просмотр дел с отметкой «ЭПК». Такие дела сначала просматривают полистно: документы, которые могут иметь постоянную ценность, остаются, а документы временного срока включают в акт. Отметку «ЭПК» в самом акте не ставят (п. 27).
4. Экспертная комиссия. Проект рассматривают на заседании экспертной комиссии организации (ЭК или ЦЭК) одновременно с описями дел постоянного хранения (п. 28). Комиссию создают приказом руководителя, это совещательный орган (п. 18).
5. Согласование и утверждение. Организация, которая не сдаёт документы в государственный или муниципальный архив, утверждает акт после согласования с ЭК. Если организация — источник комплектования архива, акт утверждают после того, как экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного учреждения утвердит описи дел постоянного хранения (п. 30).

Экспертная комиссия по архиву — не то же самое, что комиссия по поступлению и выбытию активов. Вторая решает судьбу основных средств и материальных запасов; о ней — в статье о комиссии по списанию основных средств. В небольшой организации состав обеих комиссий может частично совпадать, но протоколы и акты у них разные.

Какие дела можно включить в акт

В акт включают дела и документы, срок хранения которых истёк к 1 января года, в котором составлен акт (п. 26 Правил). Срок считают не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Пример: дело за 2020 год со сроком хранения 5 лет хранится до 31 декабря 2025 года и может попасть в акт, составленный в 2026 году.

Не включайте в акт дела по периодам, за которые идёт налоговая проверка, судебный спор или переносится убыток, даже если формальный срок прошёл. И проверьте, что описи дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы уже составлены и утверждены, — иначе акт рассматривать нельзя.

Как заполнить акт: шапка и таблица

Шапка акта: наименование организации, гриф «УТВЕРЖДАЮ» с должностью, подписью, расшифровкой подписи руководителя и датой, номер и дата акта. Затем — основание: название и выходные данные перечня со сроками хранения (как правило, приказ Росархива № 236 и номенклатура дел организации) и формулировка, что документы отобраны как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. Указывают номер и название фонда, если фонд присвоен.

Таблица акта состоит из восьми граф:

Под таблицей пишут итог — сколько единиц хранения (дел, электронных дел) и за какие годы выделено к уничтожению, цифрами и прописью. Далее — отметка о том, что описи дел постоянного хранения за эти годы утверждены ЭПК архивного учреждения (с датой и номером протокола), если организация — источник комплектования. Акт подписывает руководитель архива организации, а если отдельного архива нет — лицо, ответственное за хранение документов. Завершают акт отметки «СОГЛАСОВАНО» с протоколом ЭК организации и, при необходимости, «УТВЕРЖДЕН» с протоколом ЭПК архивного учреждения.

Электронные документы — отдельным актом

На электронные документы, не подлежащие хранению, составляют отдельный акт о выделении (п. 28 Правил). Бумажные и электронные дела в одном акте не смешивают: у них разные отметки о передаче на уничтожение. Если электронный архив хранится на списанных компьютерах, серверах или внешних дисках, носители после удаления данных уничтожают отдельно — об этом в статье об уничтожении жёстких дисков, а саму технику сдают по правилам утилизации оргтехники.

Если в делах есть персональные данные

Кадровые, бухгалтерские и договорные дела почти всегда содержат персональные данные сотрудников и контрагентов. Для них, помимо архивного акта, действуют требования к подтверждению уничтожения персональных данных (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, издан во исполнение ч. 7 ст. 21 Федерального закона № 152-ФЗ). При обработке без средств автоматизации подтверждением служит акт об уничтожении персональных данных (п. 1 Требований), и хранить его нужно 3 года с момента уничтожения (п. 8 Требований). Удобно оформлять этот акт одновременно с актом об уничтожении архивных документов, с одинаковыми датами и объёмом.

Что делать после утверждения акта

Уничтожать документы можно только после того, как акт утвердил руководитель или уполномоченное им лицо (п. 31 Правил). Документы передают организации, которая их уничтожает и перерабатывает бумагу, а к акту о выделении прикладывают документ, подтверждающий уничтожение (п. 31). В самом акте заполняют отметки о передаче: количество документов в единицах хранения, вес бумажных документов в килограммах, способ уничтожения, должность, подпись и расшифровку подписи работника, сдавшего документы. Последняя отметка — «Изменения в учётные документы внесены»: дела снимают с учёта в номенклатуре и описях.

Утверждённый акт о выделении, документ об уничтожении и акт об уничтожении персональных данных подшивают вместе и хранят в архиве организации: при проверке именно этот комплект показывает, что документы уничтожены законно и после истечения срока.

Частые ошибки

• Документы уничтожены до утверждения акта или до утверждения описей дел постоянного хранения за тот же период.
• В графе 7 нет номера статьи перечня — непонятно, на каком основании выбран срок.
• Срок посчитан от даты документа, а не с 1 января года, следующего за окончанием дела.
• В акт попали дела по периоду, за который идёт проверка или спор.
• Бумажные и электронные документы сведены в один акт.
• Документы сданы без подтверждения уничтожения — у организации остался акт о выделении, но нечем доказать, что сами дела не ушли в чужие руки.

Ответственность

За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ (статья из одной части) предусматривает предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 ₽, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 ₽. Преждевременное уничтожение документов, которые организация обязана хранить, кроме того, оставляет её без доказательств в налоговом или трудовом споре — это обычно обходится дороже штрафа.

Как уничтожить архив через ЦУТО

Когда акт о выделении утверждён, ЦУТО заберёт документы с вашей площадки, уничтожит их с гарантией конфиденциальности и выдаст акт об уничтожении — его прикладывают к акту о выделении. Видеофиксация и присутствие вашего представителя — по запросу. Для передачи подготовьте утверждённый акт о выделении, опись передаваемых коробок и ответственного, который передаст документы и согласует доступ на объект. Подробнее об услуге — на странице уничтожения документов. Бюджетным учреждениям — оплата после выполнения работ, условия на странице для госучреждений. Если вместе с архивом списываете мебель и технику, порядок оформления — в статье о списании основных средств. Минимальный заказ — 10 000 ₽, дату вывоза согласуем при подтверждении заявки.

Частые вопросы

Обязательна ли форма акта из приказа Росархива № 77?

Форма в приложении № 3 к Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, — рекомендуемая. Организация может её адаптировать, но в акте должны остаться заголовки дел, годы, количество дел, сроки хранения со статьями перечня, итог, согласование с экспертной комиссией и утверждение руководителем.

Кто утверждает акт о выделении документов к уничтожению?

Акт утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо после согласования с экспертной комиссией организации. Если организация передаёт документы в государственный или муниципальный архив, акт утверждают после того, как экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утвердит описи дел постоянного хранения за те же годы.

Какие дела можно включить в акт в этом году?

Только дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта. Срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания дела: дело 2020 года со сроком 5 лет можно включить в акт 2026 года. Дела по периодам с незавершёнными проверками и спорами в акт не включают.

Нужен ли отдельный акт для электронных документов?

Да. Правила Росархива № 77 требуют составлять на электронные документы, не подлежащие хранению, отдельный акт о выделении к уничтожению. Бумажные и электронные дела в одном акте не объединяют: у них разные отметки о передаче на уничтожение.

Можно ли уничтожить документы до утверждения акта?

Нет. Уничтожение начинается только после утверждения акта руководителем, а сам акт рассматривают вместе с описями дел постоянного хранения. Документы, уничтоженные раньше, считаются уничтоженными без основания; за нарушение правил хранения архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ предусматривает штраф для юридических лиц от 5 000 до 10 000 ₽.

Что приложить к акту о выделении после уничтожения?

Документ, подтверждающий уничтожение, — например, акт об уничтожении от организации, которая уничтожила документы. Если в делах были персональные данные, оформляют ещё акт об уничтожении персональных данных по требованиям приказа Роскомнадзора № 179 и хранят его 3 года.