Списание книг, учебников и библиотечного фонда: акт, причины и что делать дальше

Статья

Из библиотечного фонда книги и учебники уходят не «на глаз», а по порядку: решение комиссии, список изданий, акт и отметки в регистрах учёта. Ниже — какие причины списания допускает Порядок учёта документов библиотечного фонда, как оформить акт, какие формы применяют бюджетные учреждения и что делать с книгами после утверждения акта. Общий порядок списания имущества разобран в статье о списании основных средств; здесь — то, что отличает именно книги.

Кто и по какому порядку списывает книги

Библиотеки обеспечивают учёт, комплектование, хранение и использование документов фонда в порядке, который установил федеральный орган исполнительной власти в сфере культуры (п. 6 ст. 12 закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле», ст. 12 на Гарант). Этот порядок утверждён приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» (текст Порядка; действует в редакции приказа Минкультуры России от 02.02.2017 № 115). Правила списания собраны в его разделе V «Учет выбытия документов из библиотечного фонда».

Библиотека вправе изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с порядком исключения, согласованным с учредителем; книжные памятники списывать и реализовывать нельзя (пп. 11 ст. 13 закона № 78-ФЗ, ст. 13 на Гарант). Учёту подлежат все документы фонда независимо от вида носителя (п. 1.4 Порядка № 1077), поэтому тем же порядком списывают и учебники школьной библиотеки, входящие в её фонд.

Причины списания книг и формулировки для акта

Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность (п. 5.1 Порядка № 1077). Причину выбирают из этого перечня и указывают в акте и в списке изданий.

Есть ещё одно ограничение: документы, отнесённые к книжным памятникам, исключают только по причине утраты, при условии что сведения о них отражены в Реестре книжных памятников (п. 5.1.2 Порядка № 1077).

Комиссия, список и акт: порядок оформления

1. Комиссия. Акт с приложенным списком подписывают председатель и члены комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, а утверждает руководитель учреждения (п. 5.6). Как создать комиссию и оформить приказ, разобрано в статьях о комиссии по списанию и о приказе о списании.
2. Список на исключение. К акту прилагают список: регистрационный номер и шифр хранения, краткое библиографическое описание, цена документа по регистру индивидуального учёта, коэффициент переоценки, цена после переоценки и общая стоимость исключаемых изданий (п. 5.3). Для печатных документов временного хранения список можно заменить книжными формулярами, а для документов, обработанных групповым способом, достаточно перечня регистрационных номеров с указанием вида изданий и количества (там же).
3. Акт. Выбытие оформляют Актом о списании исключённых объектов библиотечного фонда по форме ОКУД 0504144 из приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н (п. 5.2; текст приказа на pravo.gov.ru).
4. Мероприятия после утверждения. После утверждения акта проводят мероприятия по перераспределению и реализации списанных изданий (п. 5.7). В акте отражают реквизиты документа, который подтверждает, куда ушли издания: решение о передаче или реализации, акт об уничтожении и т. п. (абзац после п. 5.7.3); эти документы прикладывают к акту.
5. Бухгалтерия и регистры. Первый экземпляр акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, передают в бухгалтерию, второй остаётся в подразделении, которое ведёт учёт фонда (п. 5.8). Акты регистрируют в книге суммарного учёта (п. 5.9), номер и дату акта проставляют в регистрационной книге (п. 5.10), а штампы библиотеки на исключаемых изданиях гасят специальным штемпелем (п. 5.11).

Акты о списании исключённых объектов и акты о приёме-передаче списанных объектов хранят десять лет (п. 8.2.2 Порядка № 1077), а регистры индивидуального и суммарного учёта — постоянно, до ликвидации библиотеки (п. 8.2.1). Если фонд относится к особо ценному движимому имуществу, сведения о списанных документах с перечнем актов, причинами и направлениями выбытия ежеквартально представляют учредителю при изменении состава такого имущества; количество выбывающих документов при этом не должно превышать количество вновь поступающих (п. 5.14).

Какая форма акта у бюджетных учреждений

Для книг Порядок № 1077 прямо называет форму 0504144 (п. 5.2). Но бюджетные учреждения ведут учёт и по электронным формам приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н (текст на pravo.gov.ru; по п. 6 приказа они применяются с 1 января 2023 года, а для форм 0510454 и 0510460, добавленных приказом от 07.11.2022 № 157н, срок — 1 января 2024 года). Названия и назначение форм по методическим указаниям (приложение № 5 к приказу № 61н):

• 0504144 — Акт о списании исключённых объектов библиотечного фонда (приказ № 52н): форма для книг и других документов фонда;
• 0510440 — Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (п. 36 приложения № 5): основание для акта 0510454, если объект утратил свойства из-за физического или морального износа;
• 0510454 — Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств): основные средства, в том числе малоценные, нематериальные и иные нефинансовые активы (п. 64.55). Библиотечный фонд в этом перечне не назван;
• 0510460 — Акт о списании материальных запасов (п. 64.71): применяется и по истечении срока использования; формируется раздельно для объектов, требующих и не требующих утилизации. Подробнее — в статье об акте 0510460;
• 0510435 — Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (п. 18.1): составляется, когда проводят мероприятия по утилизации или уничтожению имущества, по которому принято решение о списании.

Если библиотека входит в состав коммерческой организации, форму акта определяет её учётная политика, а причины и этапы выбытия — тот же Порядок № 1077 (п. 6 ст. 12 закона № 78-ФЗ). Что именно применять к вашему фонду — 0504144 отдельно или в связке с электронными актами, — решает учётная политика; при сомнениях согласуйте с учредителем и централизованной бухгалтерией.

Учебники: что учесть школам

• Порядок тот же: комиссия, список, акт 0504144, утверждение руководителем (п. 5.2, 5.3, 5.6 Порядка № 1077). Типичная причина для учебников — устарелость по содержанию; ветхость и дефектность тоже допускаются (п. 5.1).
• Устаревшие по содержанию издания могут быть переданы безвозмездно юридическим и физическим лицам (п. 5.7.1). Другие пути описаны в п. 5.7.2 и 5.7.3, а ветхие и невостребованные учебники можно сдать нам как отходы.
• Выбытие стоит сопоставлять с поступлением: количество выбывающих документов не должно превышать количество вновь поступающих (п. 5.14).
• Если учреждение учитывает учебники и пособия не в составе библиотечного фонда, а как материальные запасы (это закрепляет учётная политика), их списывают актом 0510460 (п. 64.71 приложения № 5 к приказу № 61н).

Что делать с книгами после списания и как сдать их нам

Порядок № 1077 называет три пути: безвозмездная передача (п. 5.7.1), обменный фонд для непрофильных изданий (п. 5.7.2) и уничтожение с актом об уничтожении в присутствии лиц, уполномоченных учредителем (п. 5.7.3). Когда передавать некому, а издания ветхие, дефектные или не востребованы, их можно сдать нам: принимаем списанные книги, учебники и библиотечный фонд организаций как отходы. Заберём с вашей площадки; стеллажи и библиотечную мебель можно передать вместе с изданиями, см. утилизацию мебели.

У нас лицензия Росприроднадзора № Л020-00113-27/00113705 на сбор, транспортирование, обработку и обезвреживание отходов III–IV классов опасности (запись в реестре). В ней есть код ФККО 4 05 811 91 60 4 «Отходы бумаги и картона в смеси» (IV класс); код и класс для вашей партии определим по присланному перечню. Лицензированию подлежит деятельность по сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению отходов 1–4 классов опасности (п. 1 ст. 9 закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления», ст. 9 на КонсультантПлюс); для отходов V класса лицензия не требуется. Как проверить лицензию подрядчика, описано в статье о лицензии на утилизацию отходов.

Что подготовить и какие документы получить:

• до передачи погасить штампы библиотеки на изданиях (п. 5.11 Порядка № 1077) и составить перечень: названия или группы изданий, количество, адрес и контакт ответственного за передачу;
• заключить договор на утилизацию отходов — стоимость рассчитываем индивидуально, точную сумму посчитаем по заявке;
• получить акт приёма-передачи и Акт утилизации: их реквизиты вносят в акт о списании как подтверждение выбытия изданий (абзац после п. 5.7.3 Порядка № 1077), а бюджетные учреждения могут оформить акт 0510435 (п. 18.1 приложения № 5 к приказу № 61н).

Государственным и бюджетным учреждениям пригодится страница об утилизации для госучреждений. Бухгалтерские и архивные документы — отдельная услуга: утилизация и уничтожение документов.

Частые вопросы

По каким причинам можно списать книги из библиотечного фонда?

Порядок учёта допускает пять причин: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию и непрофильность (п. 5.1 Порядка, утверждённого приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077). Для единственных экземпляров постоянного хранения исключение по причинам, кроме утраты, не допускается (п. 5.1.1).

Какой акт составляют при списании книг?

Акт о списании исключённых объектов библиотечного фонда по форме ОКУД 0504144 из приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н (п. 5.2 Порядка, утверждённого приказом Минкультуры России № 1077). К акту прилагают список изданий (п. 5.3), подписывают его председатель и члены комиссии, а утверждает руководитель учреждения (п. 5.6).

Сколько хранить акты о списании книг?

Десять лет: столько хранят акты о списании исключённых объектов библиотечного фонда и акты о приёме-передаче списанных объектов (п. 8.2.2 Порядка, утверждённого приказом Минкультуры России № 1077). Регистры учёта фонда хранят постоянно, до ликвидации библиотеки (п. 8.2.1).

Как школе списать устаревшие учебники?

По тому же Порядку: причина — устарелость по содержанию, ветхость или дефектность (п. 5.1 приказа Минкультуры России № 1077), решение принимает комиссия, акт по форме 0504144 утверждает руководитель (п. 5.2 и 5.6). Устаревшие по содержанию издания разрешено передавать безвозмездно (п. 5.7.1).

Что делать с книгами после списания?

После утверждения акта проводят мероприятия по перераспределению и реализации изданий (п. 5.7 Порядка, утверждённого приказом Минкультуры России № 1077): безвозмездная передача (п. 5.7.1), обменный фонд для непрофильных изданий (п. 5.7.2) либо уничтожение с актом (п. 5.7.3). Ветхие и дефектные издания можно сдать нам как отходы по договору с актом приёма-передачи и Актом утилизации.

Принимает ли ЦУТО списанные книги, учебники и библиотечный фонд?

Да, принимаем списанные книги, учебники и библиотечный фонд организаций и госучреждений как отходы, по договору. После работ вы получаете акт приёма-передачи и Акт утилизации, реквизиты которых указываете в акте о списании как подтверждение выбытия изданий (п. 5.7 Порядка, утверждённого приказом Минкультуры России № 1077). Стоимость рассчитываем индивидуально по перечню.