Приказ о списании основных средств: образец и формулировки

Статья

Коротко: приказ о списании — это решение руководителя по конкретным объектам, а не формальность «для папки». Ниже — зачем он нужен, если есть акт комиссии, что в нём написать, образец текста и формулировки причин. Как подобрать и назначить саму комиссию, разобрано в статье о комиссии по списанию основных средств, общая последовательность — в статье о порядке списания основных средств.

Зачем приказ, если есть акт о списании

Закон о бухгалтерском учёте требует, чтобы каждый факт хозяйственной жизни был оформлен первичным учётным документом (ч. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Для списания основного средства таким документом служит акт о списании, подписанный комиссией. Отдельного приказа закон прямо не требует.

На практике приказ всё равно издают, и вот почему. Он фиксирует, что решение принял руководитель, а не только комиссия; называет, кто и в какой срок выполняет действия — демонтаж, сдачу остатков на склад, передачу на утилизацию; связывает в одну цепочку акт, техническое заключение и документы о дальнейшей судьбе объекта. Во многих организациях обязанность издавать такой приказ прописана в учётной политике или положении о комиссии — тогда без него списание будет оформлено не по собственным правилам организации.

Когда списывать, определяет стандарт: объект, который выбывает или не способен приносить организации экономические выгоды в будущем, списывается с бухгалтерского учёта (п. 40 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», утверждён приказом Минфина России от 17.09.2020 № 204н). Сделать это нужно в том отчётном периоде, в котором объект выбыл или стал неспособен приносить выгоды (п. 41 ФСБУ 6/2020). Поэтому приказ не стоит откладывать до конца года, если объект уже вышел из строя.

Два разных приказа: не путайте

Слова «приказ о списании» часто относят к двум разным документам. Их удобно разделять:

Если комиссия постоянная, первый приказ уже есть, и под каждое списание нужен только второй. Если разовая — иногда оба решения объединяют в одном приказе: «создать комиссию, провести осмотр, по его итогам представить акт на утверждение». Тогда по результатам осмотра всё равно издают распоряжение о списании или утверждают акт резолюцией руководителя.

Что указать в приказе о списании

• Реквизиты документа: наименование организации, номер, дата, место составления, заголовок «О списании основных средств».
• Основание: акт осмотра или протокол комиссии, дефектная ведомость, акт технического заключения — с номерами и датами.
• Перечень объектов: наименование, инвентарный номер, заводской номер, место нахождения. Если объектов много, перечень выносят в приложение к приказу.
• Причина списания — своими словами, но конкретно (формулировки ниже).
• Распоряжение остатками: разобрать и оприходовать годные детали и металлолом, передать на утилизацию лицензированной организации, продать.
• Ответственные и сроки: кто демонтирует, кто сдаёт остатки, кто отражает списание в учёте.
• Контроль исполнения и подпись руководителя; ознакомление ответственных лиц.

Форму приказа, как и форму акта, организация выбирает сама: формы первичных документов определяет руководитель по представлению лица, которое ведёт бухгалтерский учёт (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Форма ОС-4 из альбома унифицированных форм применяется по желанию — её удобно взять за основу акта. При этом акт должен содержать обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ: наименование и дату документа, наименование организации, содержание операции, натуральное и (или) денежное измерение, должности и подписи ответственных лиц с фамилиями и инициалами.

Образец приказа о списании

В приложении № 1 — таблица объектов: наименование, инвентарный и заводской номера, год ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость, место нахождения. Стоимость и амортизацию для акта бухгалтерия берёт из карточки учёта, в самом приказе их можно не повторять.

Формулировки причин списания

Причину удобно выбирать из перечня оснований в п. 40 ФСБУ 6/2020 и дополнять фактами из дефектной ведомости. Общие слова вроде «пришло в негодность» без описания неисправностей проверяющего не убеждают.

• Физический износ: «прекращение использования вследствие физического износа: разрушение корпуса, неисправность блока питания и материнской платы; ремонт экономически нецелесообразен, перспектив продажи нет».
• Моральный износ: «прекращение использования вследствие морального износа: оборудование не поддерживает используемое программное обеспечение, комплектующие не выпускаются».
• Авария или чрезвычайная ситуация: «физическое выбытие в результате пожара (затопления, аварии) от __.__.2026; акт о происшествии от __.__.2026 № __».
• Предельный срок эксплуатации: «истечение нормативно допустимого срока эксплуатации, установленного изготовителем; дальнейшее использование невозможно».
• Прекращение деятельности: «прекращение деятельности, в которой использовался объект, при отсутствии возможности использовать его в продолжающейся деятельности».

Для оргтехники типовые формулировки собраны в статье об акте на списание оргтехники, для мебели — в статье о списании мебели. Если в штате нет специалиста, который может обоснованно описать неисправности, комиссия опирается на внешнюю экспертизу технического состояния.

В каком порядке оформлять документы

1. Комиссия осматривает объект и фиксирует неисправности в дефектной ведомости.
2. Специалист или внешняя организация готовит техническое заключение.
3. Руководитель издаёт приказ о списании на основании этих документов.
4. Комиссия оформляет акт о списании, руководитель его утверждает, бухгалтерия снимает объект с учёта.
5. Остатки передают на утилизацию и получают акт утилизации оборудования, который прикладывают к пакету документов.

В части организаций шаги 3 и 4 меняют местами: сначала комиссия составляет акт, а приказом руководитель его утверждает и распоряжается остатками. Оба варианта допустимы, если порядок закреплён в учётной политике и документы ссылаются друг на друга.

Частые ошибки

• В приказе нет инвентарных номеров. «Списать компьютеры в количестве 12 штук» не позволяет понять, какие именно объекты сняты с учёта.
• Приказ без основания. Нет ссылки на акт осмотра или техническое заключение — решение выглядит произвольным.
• Даты не сходятся. Приказ издан раньше осмотра, а акт утверждён в другом отчётном периоде, чем объект фактически вышел из строя.
• Судьба остатков не определена. Объект списан, но кто и куда его вывез, не подтверждено документами.
• Приказ подписан, исполнения нет. Списанная техника годами стоит в подсобке и при инвентаризации снова «находится».

Сколько хранить приказ и акты

Первичные учётные документы хранятся в сроки, установленные по правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Приказ, акт о списании, техническое заключение и акт утилизации удобно хранить одним делом: при проверке их спрашивают вместе. Как законно уничтожить документы после истечения срока, рассказано в статье об уничтожении бухгалтерских документов.

Бюджетным учреждениям

У государственных и муниципальных учреждений решение о списании принимает постоянная комиссия по поступлению и выбытию активов, а по части имущества его согласуют с учредителем. Порядок по шагам — в статье о списании оборудования в бюджетном учреждении.

Что сделать после приказа

Приказ закрывает учётную часть, но не физическую: списанная техника и оборудование остаются на площадке, пока их законно не передадут. ЦУТО готовит технические заключения для комиссии, забирает списанное имущество и выдаёт закрывающие документы: договор, акт сдачи отходов, акт утилизации. Если в технике есть драгоценные металлы или лом цветных и чёрных металлов, часть их стоимости возвращаем заказчику. Лицензия Росприроднадзора — на отходы 1–4 класса, работаем с отходами III–V классов опасности по всему Дальнему Востоку. Подробнее — на страницах утилизации списанного оборудования и утилизации имущества. Минимальный заказ у нового клиента — 10 000 ₽, стоимость считаем по перечню.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о списании основных средств?

Закон № 402-ФЗ прямо требует только первичный документ — акт о списании (ч. 1 ст. 9). Приказ обязателен, если его издание предусмотрено учётной политикой или положением о комиссии. На практике его издают почти всегда: он фиксирует решение руководителя, ответственных и порядок распоряжения остатками.

Чем приказ о списании отличается от приказа о создании комиссии?

Приказ о создании комиссии определяет её состав и полномочия и может действовать год или бессрочно. Приказ о списании издают по конкретным объектам после осмотра: в нём перечисляют инвентарные номера, причину списания, основание и что сделать с остатками.

Есть ли обязательная форма приказа о списании?

Нет. Формы первичных документов утверждает руководитель по представлению лица, которое ведёт бухгалтерский учёт (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Унифицированная форма акта ОС-4 применяется по желанию. Важно, чтобы акт содержал обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 того же закона.

Как сформулировать причину списания в приказе?

Удобно опираться на перечень оснований в п. 40 ФСБУ 6/2020: физический или моральный износ без перспектив продажи и ремонта, авария или иная чрезвычайная ситуация, истечение предельного срока эксплуатации, прекращение деятельности. К основанию добавляют конкретные неисправности из дефектной ведомости.

В каком периоде отражать списание основного средства?

По п. 41 ФСБУ 6/2020 объект списывают в том отчётном периоде, в котором он выбыл или стал неспособен приносить организации экономические выгоды. Поэтому приказ и акт не стоит откладывать до конца года, если объект уже вышел из строя.

Сколько хранить приказ и акт о списании?

Не менее пяти лет после отчётного года, а если правила архивного дела устанавливают более долгий срок, — в течение этого срока (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Приказ, акт, техническое заключение и акт утилизации удобно хранить одним делом.