Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460): как заполнить

Статья

Коротко: акт 0510460 — это не «бумага для склада», а первичный учётный документ, без которого запасы нельзя снять с учёта. Ниже — когда его составляют, как заполнить заголовок и графы, кто подписывает и чем он отличается от акта об утилизации. Если списываете основные средства, а не запасы, вам нужны другие материалы: о комиссии по списанию основных средств и о списании оборудования в бюджетном учреждении.

Что это за форма и откуда она взялась

Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учётным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Коммерческая организация формы первичных документов утверждает сама, а для организаций бюджетной сферы формы устанавливаются по бюджетному законодательству (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Для государственных и муниципальных учреждений и органов власти такие формы утверждены приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учёта…» вместе с Методическими указаниями по их применению. Акт о списании материальных запасов имеет код по ОКУД 0510460. Как его формировать в электронном документообороте, Минфин подробно разъяснил в письме от 29.11.2024 № 02-06-06/120312 (методические рекомендации по отдельным формам приказа № 61н) — на него и опирается эта статья.

Коммерческим организациям форма 0510460 не обязательна: они могут взять её за образец, но реквизиты акта определяют своей учётной политикой.

Когда составляют акт 0510460

По методическим рекомендациям Минфина акт применяют все типы учреждений бюджетной сферы, и формируется он в таких случаях:

• Израсходованные запасы. Бензин по расчёту с путевыми листами, установленные лампы по акту установки или отчёту ответственного лица. Как часто составлять такой акт (например, два раза в месяц), учреждение решает в учётной политике.
• Недостача, гибель, уничтожение, неизвестное местонахождение — по итогам инвентаризации, на основании инвентаризационной описи (ф. 0510466) и акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463).
• Порча и утрата потребительских свойств — на основании решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440).
• Истёк срок носки спецодежды, спецобуви, форменной одежды, вещевого имущества — по отчёту материально ответственного лица и карточке учёта имущества в личном пользовании (ф. 0509097).
• Естественная убыль в пределах норм — по отчёту ответственного лица.
• Врученные ценные подарки, сувениры, переходящие призы — по протоколу о вручении (с исключениями для забалансового счёта 07).

Не применяется акт 0510460 для бланков строгой отчётности — для них есть отдельный акт о списании бланков строгой отчётности (ф. 0510461).

Главное правило: «утилизировать — да или нет»

Акт формируют раздельно для объектов, которые требуют уничтожения (утилизации), и для тех, которые не требуют. Для этого в заголовке есть реквизит «Необходимость уничтожения (утилизации)»: значение «да» (код 1) или «нет» (код 2). Смешивать в одном акте израсходованный бензин и испорченные шины, которые ещё предстоит сдать на утилизацию, нельзя.

Если запасы уничтожены, например при пожаре, или их местонахождение невозможно установить после стихийного бедствия или чрезвычайной ситуации, к акту прикладывают документы, подтверждающие эти обстоятельства.

Как заполнить заголовок акта

• Структурное подразделение — подразделение сотрудника, который формирует документ.
• Ответственное лицо — ФИО того, кто отвечает за сохранность или использование списываемых запасов; табельный номер — в кодовой зоне, если нужно.
• Местонахождение объектов (адрес) — адрес или иное понятное описание места, где находятся запасы.
• Приказ (распоряжение) о создании комиссии — наименование, номер и дата приказа. Если акт формируется на основании решения комиссии (ф. 0510440), реквизиты приказа берут из него.
• Необходимость уничтожения (утилизации) — «да» или «нет».

Как заполнить табличную часть: графы 1–16

Таблицу ведут по аналитическим группам запасов на балансовых счетах (например, особо ценное и иное движимое имущество) с кодом группы в кодовой зоне либо по забалансовым счетам (например, счёт 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)»).

Если акт сформирован на основании решения комиссии (ф. 0510440), голосование не проводят: лист голосования не формируется, графа 15 остаётся пустой, в графе 16 — «списать».

Кто подписывает и утверждает

Проект акта формирует ответственный исполнитель — член комиссии, уполномоченный на это. Дальше по рекомендациям Минфина:

• система проверяет обязательные реквизиты и кворум присутствия; если членов комиссии меньше нормы, заседание считается несостоявшимся;
• если акт сформирован не на основании решения 0510440, члены комиссии голосуют по каждой строке в листе голосования, который является неотъемлемой частью акта; голос «против» сопровождается файлом с особым мнением;
• члены комиссии подписывают акт простой электронной подписью, председатель комиссии — ЭЦП;
• руководитель учреждения утверждает акт с применением ЭЦП.

В реквизите «Особые отметки» указывают отсутствующих членов комиссии с причиной (отпуск, командировка) и наличие особого мнения. Состав и полномочия комиссии закрепляют приказом — как его подготовить, показано в статье о комиссии по списанию.

Акт 0510460 и акт об утилизации 0510435: в чём разница

Акт о списании фиксирует решение комиссии снять запасы с учёта. Но если запасы признаны не активами и требуют уничтожения, этим дело не заканчивается: по рекомендациям Минфина выбытие таких ценностей с забалансового счёта 02 «Материальные ценности на хранении» происходит только после утверждения руководителем акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435). То же для имущества из личного пользования, которое подлежит возврату: его сначала восстанавливают на балансе, а списывают после утверждения акта 0510435.

Иначе говоря, пока испорченные шины, просроченные расходники или изношенная спецодежда лежат на складе, учреждение продолжает их учитывать. Акт об утилизации составляют, когда ценности реально переданы на уничтожение, и к нему прикладывают подтверждающие документы исполнителя. Как читать такие документы, рассказано в статье об акте утилизации отходов.

Частые ошибки

• Один акт на всё. Израсходованные запасы и запасы, требующие утилизации, оформлены одним актом — нарушено правило раздельного формирования.
• Нет основания. Списан бензин без путевых листов, недостача — без инвентаризационной описи, порча — без решения комиссии 0510440.
• Нет учётных номеров. Графы 4–5 пустые, и при проверке невозможно понять, какая именно партия списана.
• Акт утверждён, а запасы на складе. Решение о списании есть, но утилизация не подтверждена — забалансовый учёт не закрыт.
• Утилизация «своими силами». Испорченные материалы вывезли без договора и документов — подтвердить уничтожение в акте 0510435 нечем.

Сколько хранить акт

Первичные учётные документы хранятся в сроки, установленные по правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Акт о списании, его основания и акт об утилизации удобно хранить вместе — их запрашивают одним комплектом. Как уничтожить документы после окончания срока хранения, читайте в статье об уничтожении бухгалтерских документов.

Что делать со списанными запасами

Самые частые запасы «на утилизацию» в учреждениях — изношенная спецодежда и СИЗ, автомобильные шины, картриджи, просроченная продукция и расходные материалы. Что из этого можно передать как обычные отходы, а что требует отдельного порядка, зависит от класса опасности: например, отходы 1–2 класса учреждение передаёт федеральному экологическому оператору (подробнее — на странице об отходах 1–2 класса), и мы их не принимаем.

ЦУТО забирает списанные запасы и имущество у учреждений Дальнего Востока и выдаёт закрывающие документы: договор, акт сдачи отходов, акт утилизации — их прикладывают к акту 0510435. Лицензия Росприроднадзора — на отходы 1–4 класса, работаем с отходами III–V классов опасности. Подробнее — на страницах утилизации СИЗ и спецодежды, утилизации шин, утилизации просроченной продукции и утилизации для госучреждений. Для бюджетных учреждений — оплата после выполнения работ, минимальный заказ у нового клиента — 10 000 ₽, стоимость считаем по перечню.

Частые вопросы

Кто обязан применять форму 0510460?

Учреждения бюджетной сферы: государственные и муниципальные учреждения и органы, ведущие бюджетный учёт. Форма утверждена приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н. Коммерческие организации утверждают формы первичных документов сами и могут использовать 0510460 только как образец.

Можно ли в одном акте 0510460 списать израсходованные и испорченные запасы?

Нет, если часть запасов требует утилизации. Акт формируют раздельно для объектов, требующих и не требующих уничтожения (утилизации); для этого в заголовке есть реквизит «Необходимость уничтожения (утилизации)» со значениями «да» и «нет».

Кто подписывает и утверждает акт о списании материальных запасов?

Акт формирует ответственный исполнитель из состава комиссии по поступлению и выбытию активов. Члены комиссии подписывают его простой электронной подписью, председатель комиссии — ЭЦП, а утверждает акт руководитель учреждения с применением ЭЦП.

Когда в акте 0510460 не заполняют графу 15?

Когда акт сформирован на основании решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440). В этом случае комиссия не голосует, лист голосования не формируется, а в графе 16 указывают резолюцию «списать».

Чем акт 0510460 отличается от акта об утилизации 0510435?

Акт 0510460 оформляет решение комиссии о списании запасов. Акт 0510435 подтверждает их фактическое уничтожение или утилизацию: запасы, признанные не активами, выбывают с забалансового счёта 02 только после утверждения руководителем акта 0510435.

Сколько хранить акт о списании материальных запасов?

Как первичный учётный документ — в сроки по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ). Основания списания и акт об утилизации удобно хранить вместе с ним.