Списание запчастей автопарка: акт, документы и что делать со снятыми деталями

Статья

Запчасть чаще всего учитывается как материальный запас, а не как основное средство, поэтому списывают её иначе, чем автомобиль целиком. Ниже — по каким основаниям списывают детали автопарка, каким документом это оформляют бюджетное учреждение и коммерческая организация и что делать с деталями, которые сняли с машины и которые больше не нужны. Списание самого автомобиля разобрано в статье о списании и утилизации автомобиля с баланса.

Когда запчасти списывают: основания

Списание запчасти — это снятие её с учёта. Нормы называют три типичные ситуации: деталь израсходована, деталь испорчена или больше не нужна, детали не хватает.

Реквизиты норм: приказ Минфина от 07.12.2018 № 256н (СГС «Запасы») и приказ Минфина от 15.11.2019 № 180н (ФСБУ 5/2019 «Запасы»).

Дефектная ведомость — главный документ для второй строки таблицы. Что в ней указывают и чем она отличается от акта, разобрано на странице о дефектной ведомости на списание. Для запчастей важно, чтобы в ней были наименование и каталожный номер детали, автомобиль и причина непригодности.

Бюджетное учреждение: решение комиссии и акт 0510460

• Кто решает. Выбытие материальных запасов, у которых установлен срок эксплуатации, осуществляется на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного актом о списании (п. 40 СГС «Запасы», приказ Минфина от 07.12.2018 № 256н).
• Какая форма. Акт о списании материальных запасов, ОКУД 0510460, утверждён приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н (перечень форм на КонсультантПлюс). По методическим рекомендациям Минфина он применяется для всех типов учреждений бюджетной сферы (письмо Минфина от 29.11.2024 № 02-06-06/120312).
• На каком основании. Если деталь испорчена или утратила потребительские свойства, основанием служит решение комиссии по ф. 0510440 «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов»; при недостаче — инвентаризационные документы (то же письмо Минфина).
• Сколько актов. Акт 0510460 формируется раздельно для объектов, требующих и не требующих уничтожения (утилизации) (то же письмо). На практике это два акта: на детали, израсходованные на ремонт, и на негодные детали, которые предстоит сдать.
• Как часто. Периодичность акта на израсходованные запасы учреждение устанавливает в учётной политике (то же письмо).

Заполнение граф — на странице об акте 0510460. Для самих негодных деталей в приказе № 61н есть форма ф. 0510435 «Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей» (тот же перечень форм).

Если вы опираетесь на старые методические материалы и образцы проводок со ссылкой на приказ Минфина от 01.12.2010 № 157н, учтите: он утратил силу с 1 января 2026 года на основании приказа Минфина от 30.08.2024 № 122н (текст приказа № 157н в Гарант с пометкой об утрате силы).

Коммерческая организация: свой акт и ФСБУ 5/2019

Обязательной формы акта на запчасти у коммерческой организации нет: формы первичных учётных документов определяет руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 9 на КонсультантПлюс). Форму 0510460 можно взять за образец, но в документе должны быть обязательные реквизиты из ч. 2 той же статьи: наименование документа, дата, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и денежного измерения, должности и подписи ответственных лиц.

Что говорит стандарт ФСБУ 5/2019 «Запасы»:

• запасы списываются при выбытии в случаях, отличных от продажи, и при обстоятельствах, когда организация не ожидает экономических выгод от их использования (п. 41, подп. «б» и «в»);
• балансовая стоимость списываемых запасов признаётся расходом периода, в котором произошло выбытие (подп. «б» п. 43);
• себестоимость при списании считают по каждой единице, по средней себестоимости или способом ФИФО (п. 36), а для запасов, которые не заменяют друг друга, — по каждой единице (п. 38). Для агрегата с серийным номером это означает списание по конкретному экземпляру.

Для налога на прибыль расходы на ремонт основных средств признаются прочими расходами в периоде, когда они осуществлены, в размере фактических затрат (п. 1 ст. 260 НК РФ, ст. 260 на КонсультантПлюс). Заказ-наряд и акт списания запчастей — документы, которые это подтверждают.

Что указать в акте на списание запчастей

• наименование детали, артикул или каталожный номер, количество, единица измерения и стоимость;
• автомобиль: марка, государственный номер, инвентарный номер — чтобы расход можно было привязать к конкретной машине;
• причина списания одной формулировкой из таблицы выше;
• документ-основание с номером и датой: заказ-наряд, дефектная ведомость, решение комиссии;
• подписи членов комиссии или ответственных лиц.

Примеры формулировок причины:

• «Израсходовано при замене на автомобиле (марка, госномер) по заказ-наряду № … от …»;
• «Не пригодно к использованию, утрачены потребительские свойства, подтверждено дефектной ведомостью № … от …»;
• «Недостача, выявленная при инвентаризации, акт о результатах инвентаризации № … от …».

Если крупный узел, например двигатель, числился отдельным основным средством, списывайте его как основное средство: порядок описан в статье о порядке списания основных средств, состав и работа комиссии — в статье о комиссии по списанию.

Снятые детали — это отходы: что требует закон

Вещества и предметы, которые образовались в процессе производства, выполнения работ, оказания услуг или потребления и которые удаляются или предназначены для удаления, — отходы (п. 1 ст. 1 закона № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления», ст. 1 на КонсультантПлюс). Негодный фильтр, колодки или старая тормозная жидкость после замены именно такие предметы. Что из этого следует:

• Класс опасности. Организация обязана отнести отходы к классу опасности; для отходов, включённых в ФККО, подтверждение отнесения не требуется (пп. 1 и 2 ст. 14 закона № 89-ФЗ, ст. 14 на КонсультантПлюс). Каталог утверждён приказом Росприроднадзора от 22.05.2017 № 242 (в редакции от 08.06.2026).
• Паспорт. На основании данных о составе отходов и оценки их воздействия на окружающую среду составляется паспорт отходов 1–4 классов опасности (п. 3 ст. 14 закона № 89-ФЗ, ст. 14 на КонсультантПлюс).
• Учёт. Юридические лица, осуществляющие деятельность в области обращения с отходами, обязаны вести учёт образовавшихся и переданных другим лицам отходов (п. 1 ст. 19 закона № 89-ФЗ, ст. 19 на КонсультантПлюс).
• Кому передавать. Деятельность по сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению отходов 1–4 классов опасности подлежит лицензированию (п. 1 ст. 9 закона № 89-ФЗ, ст. 9 на КонсультантПлюс). Лицензию исполнителя можно проверить в реестре Росприроднадзора.
• Сколько хранить. Накопление — складирование отходов на срок не более одиннадцати месяцев, если иной срок не предусмотрен законом (ст. 1 закона № 89-ФЗ, ст. 1 на КонсультантПлюс). Подробнее — в статье о накоплении отходов.

За несоблюдение экологических требований при сборе, накоплении, транспортировании, обработке, утилизации или обезвреживании отходов юридическому лицу грозит штраф от 100 до 250 тыс. ₽ или приостановление деятельности до 90 суток, должностному лицу — от 10 до 30 тыс. ₽ (ч. 1 ст. 8.2 КоАП РФ, ст. 8.2 на КонсультантПлюс). При повторном нарушении в течение года юридическому лицу — от 250 до 400 тыс. ₽ или приостановление деятельности до 90 суток (ч. 2 той же статьи). Другие составы — в статье о штрафах за нарушения при обращении с отходами.

Какие снятые детали мы принимаем

Наша часть — отходы, которые образуются при обслуживании автопарка организаций, ИП и госучреждений. У нас лицензия Росприроднадзора № Л020-00113-27/00113705 на сбор, транспортирование, обработку и обезвреживание отходов III–IV классов опасности (запись в реестре). Три примера кодов ФККО и видов работ по ним:

Отработавшие шины и камеры, резинотехнические изделия, воздушные и топливные фильтры, промасленную ветошь и антифризы принимаем по своим кодам; подробности — на страницах про шины, резинотехнические изделия и ветошь и фильтры.

Чего мы не принимаем. Металлические детали и лом в чистом виде: металл принимаем только в составе отходов. Свинцовые аккумуляторы с электролитом: по ФККО это отходы II класса, а отходы 1 и 2 классов организация, у которой нет собственных объектов их утилизации, обезвреживания и размещения, передаёт федеральному оператору (п. 1 ст. 14.4 закона № 89-ФЗ, ст. 14.4 на КонсультантПлюс). Почему так, объясняет страница об аккумуляторах.

Как сдать снятые детали после списания

1. Составьте перечень. Наименование отхода, количество, где он хранится, ответственный за передачу, пропускной режим. Наименования удобно брать из акта списания и из ФККО.
2. Пришлите заявку. Стоимость рассчитываем индивидуально по заявке, дату вывоза согласуем при её подтверждении.
3. Заключите договор. Лицензию исполнителя проверьте в реестре по ссылке выше.
4. Передайте отходы. Заберём их с вашей площадки.
5. Получите документы. Акт приёма-передачи и Акт утилизации (как оформить акт утилизации). Их прикладывают к акту списания негодных деталей и используют как основание для учёта переданных отходов: обязанность вести учёт образовавшихся и переданных другим лицам отходов установлена п. 1 ст. 19 закона № 89-ФЗ (ст. 19 на КонсультантПлюс).

Частые вопросы

Кто принимает решение о списании запчастей и чем его оформляют?

В бюджетном учреждении решение принимает комиссия по поступлению и выбытию активов, оформляя его актом о списании (п. 40 СГС «Запасы», приказ Минфина от 07.12.2018 № 256н); форма акта — ф. 0510460 по приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н. В коммерческой организации форму акта определяет руководитель (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Обязательна ли форма 0510460 для коммерческой организации?

Нет. Формы первичных учётных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, ведущего бухгалтерский учёт (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). В акте должны быть обязательные реквизиты из ч. 2 этой статьи: наименование документа, дата, содержание факта хозяйственной жизни, количество и стоимость, подписи ответственных лиц.

Когда списывают запчасть, которую поставили на автомобиль?

Когда она израсходована. Бюджетное учреждение списывает запас при потреблении в деятельности (п. 34 СГС «Запасы»), коммерческая организация — при выбытии в случаях, отличных от продажи (п. 41 ФСБУ 5/2019), а балансовая стоимость признаётся расходом периода выбытия (подп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019).

Нужен ли паспорт отхода на старые фильтры и тормозные колодки?

Паспорт составляется на отходы 1–4 классов опасности на основании данных об их составе и оценки воздействия на окружающую среду (п. 3 ст. 14 закона № 89-ФЗ). Для отходов, включённых в ФККО, подтверждение отнесения к классу опасности не требуется (п. 2 ст. 14 закона № 89-ФЗ).

Сколько можно хранить снятые детали-отходы до вывоза?

Накопление отходов допускается на срок не более одиннадцати месяцев, если иной срок не предусмотрен законом (ст. 1 закона № 89-ФЗ). Требования к способам складирования и срокам накопления устанавливает федеральный орган исполнительной власти в области охраны окружающей среды (п. 4 ст. 14 закона № 89-ФЗ).

Какой штраф грозит за неправильное обращение со снятыми деталями-отходами?

За несоблюдение экологических требований при сборе, накоплении, транспортировании, обработке, утилизации или обезвреживании отходов юридическому лицу грозит штраф от 100 до 250 тыс. ₽ или приостановление деятельности до 90 суток, должностному лицу — от 10 до 30 тыс. ₽ (ч. 1 ст. 8.2 КоАП РФ). При повторном нарушении в течение года юридическому лицу — от 250 до 400 тыс. ₽ или приостановление деятельности до 90 суток (ч. 2 ст. 8.2 КоАП РФ).