Списание холодильника в организации: причины, акт и что делать дальше

Статья

Холодильник в столовой, на складе, в магазине или в кабинете — обычное основное средство, и сломаться он может в любой момент. Общий порядок списания основных средств разобран на странице о порядке списания основных средств. Здесь — то, что относится именно к холодильнику: как записать причину в акте, какую форму взять, чем подтвердить поломку и как поступить с агрегатом после списания.

Холодильник — основное средство или нет

От этого зависит набор документов. Для коммерческой организации объект основных средств — это актив, который одновременно имеет материально-вещественную форму, используется в обычной деятельности, предназначен для использования более 12 месяцев и способен приносить выгоды (п. 4 ФСБУ 6/2020, приказ Минфина от 17.09.2020 № 204н, текст на Гаранте). Организация вправе не применять стандарт к активам дешевле установленного ею лимита: их затраты сразу идут в расходы (п. 5 ФСБУ 6/2020). Тогда холодильник дешевле лимита списывают по внутреннему акту, который предусмотрен вашей учётной политикой.

Для бюджетных и автономных учреждений действует СГС «Основные средства», приказ Минфина от 31.12.2016 № 257н (текст на Гаранте). Форма акта о списании 0510454 применяется и к основным средствам малой стоимости (п. 64.55 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н, методические указания на Гаранте).

Срок полезного использования — не причина списания, а параметр амортизации. Коммерческая организация определяет его сама, исходя из ожидаемого периода эксплуатации, нормативных и договорных ограничений (п. 8 и 9 ФСБУ 6/2020 на Гаранте). В госсекторе срок определяют по Классификации основных средств (постановление Правительства от 01.01.2002 № 1, текст на КонсультантПлюс) и рекомендациям производителя (п. 35 СГС «Основные средства», СГС на Гаранте). Единого «срока службы холодильника» для списания в этих документах нет: смотрят на реальное состояние.

Причины списания холодильника и формулировки для акта

Основание для списания — не «старый», а утративший способность приносить выгоды. ФСБУ 6/2020 (текст на Гаранте) называет в п. 40 типовые случаи: прекращение использования из-за физического или морального износа без перспектив продажи или возобновления, утрата, стихийное бедствие, пожар, авария, истечение предельных параметров эксплуатации, прекращение деятельности, в которой использовался объект. Объект списывают в том отчётном периоде, когда он выбыл или перестал приносить выгоды (п. 41). В госсекторе форма 0510454 применяется при утрате потребительских свойств, гибели, уничтожении, невозможности установить местонахождение, в том числе при недостаче по результатам инвентаризации (п. 64.55 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н, приложение № 5 на Гаранте).

Примерные формулировки для холодильника — подставьте свои данные и подтверждающие документы:

В акте ф. 0510454 причину списания указывают с кодом причины (п. 64.56 приложения № 5 к приказу № 61н, приложение № 5 на Гаранте). Если причина — авария или стихийное бедствие, к акту прикладывают документы, подтверждающие факт гибели или уничтожения (п. 64.55). Формулировки пишите по факту: комиссия отвечает за то, что записано в акте.

Кто решает и в каком порядке

В учреждениях госсектора решение о прекращении признания холодильника активом оформляет комиссия на форме 0510440 по результатам инвентаризации (п. 36 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н, приложение № 5 на Гаранте). Акт о списании ф. 0510454 подписывают члены комиссии, а утверждает руководитель учреждения или уполномоченное им лицо; если списание требует согласования с собственником, акт утверждают только после согласования с учредителем или главным распорядителем бюджетных средств (п. 64.58 и 64.60 того же приложения). В коммерческих организациях формы первичных документов определяет руководитель (ч. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 9 на Гаранте), а комиссию и порядок утверждения акта обычно закрепляют приказом или учётной политикой. Состав, полномочия и порядок работы комиссии разобраны на странице о комиссии по списанию основных средств, а форму приказа — на странице о приказе о списании. На практике для холодильника последовательность обычно такая:

1. Ответственное лицо обычно сообщает о поломке и составляет служебную записку.
2. Комиссия осматривает агрегат, при необходимости приглашает сервисную организацию, оформляет дефектную ведомость или заключение.
3. Обычно на этом шаге решают, что делать с агрегатом: ремонтировать, продать, передать или списывать.
4. Оформляется акт о списании. В госсекторе акт ф. 0510454 утверждает руководитель учреждения или уполномоченное им лицо (п. 64.60 приложения № 5 к приказу № 61н, приложение № 5 на Гаранте); в коммерческой организации порядок утверждения устанавливает сама организация.
5. Бухгалтерия снимает объект с учёта и отражает расходы на демонтаж и утилизацию. Для коммерческих организаций такие затраты — расходы периода, в котором они понесены (п. 43 ФСБУ 6/2020 на Гаранте).

Какая форма акта на списание холодильника

Коммерческие организации. Формы первичных учётных документов определяет руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта, обязательные реквизиты — наименование документа, дата, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина измерения, должности и подписи ответственных лиц (ч. 2 и 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 9 на Гаранте). Унифицированные альбомы с 2013 года не обязательны (информация Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, текст на Гаранте), поэтому форма ОС-4 из постановления Госкомстата от 21.01.2003 № 7 (бланк на КонсультантПлюс) — это образец, а не обязанность. Если вы закрепили её в учётной политике, используйте её: в бланке есть причина списания, сведения о стоимости и амортизации, заключение комиссии и раздел о затратах на демонтаж.

Бюджетные и автономные учреждения. Применяют формы приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н (перечень форм на КонсультантПлюс):

• ф. 0510440 — «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов»; формируется по инвентаризационной описи ф. 0510466 (п. 36 приложения № 5, приложение № 5 на Гаранте);
• ф. 0510454 — «Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)»; при списании из-за износа формируется на основании решения комиссии ф. 0510440 (п. 64.55 того же приложения);
• ф. 0510435 — «Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей»; формируется, когда проводятся мероприятия по утилизации имущества, по которому принято решение о списании (п. 18.1 того же приложения).

Инструкция по бюджетному учёту (приказ Минфина от 01.12.2010 № 157н) с 1 января 2026 года не действует (п. 1 приказа Минфина от 30.08.2024 № 122н, приказ № 157н на Гаранте) — старые образцы с её проводками использовать не стоит. Особенности госсектора собраны на странице о списании оборудования бюджетными учреждениями.

Продать, передать или утилизировать

Исправный холодильник не всегда нужно утилизировать. ФСБУ 6/2020 прямо называет передачу другому лицу в связи с продажей, меной или вкладом в капитал основанием для списания (п. 40 ФСБУ 6/2020), СГС «Основные средства» — передачу другой организации бюджетной сферы и продажу (п. 45 СГС на Гаранте). Если решаете продавать, спишите объект по этим основаниям, а не как испорченный.

Для бюджетных учреждений есть оговорка: без согласия собственника бюджетное учреждение не вправе распоряжаться особо ценным движимым имуществом (п. 10 ст. 9.2 закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», ст. 9.2 на КонсультантПлюс). Если холодильник входит в перечень такого имущества у вашего учредителя, списание согласуют с ним. Нерабочий агрегат без перспектив продажи — это отход, и дальше нужно действовать по правилам обращения с отходами.

Списанный холодильник — отход: что требует закон

Закон делит отходы на пять классов опасности — от чрезвычайно опасных до практически неопасных (ст. 4.1 закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления», ст. 4.1 на Гаранте). Организация, у которой образуются отходы, обязана отнести их к классу опасности; для отходов из федерального классификационного каталога (ФККО) подтверждение не требуется (п. 1 и 2 ст. 14, ст. 14 на Гаранте); на отходы 1–4 классов составляют паспорт (п. 3 той же статьи). Для списанных холодильников в ФККО (приказ Росприроднадзора от 22.05.2017 № 242, каталог на Гаранте) есть отдельные коды IV класса, например:

• 4 82 511 11 52 4 — холодильники бытовые, не содержащие озоноразрушающих веществ, утратившие потребительские свойства;
• 4 82 721 61 52 4 — морозильные камеры, не содержащие озоноразрушающих веществ, утратившие потребительские свойства;
• 4 82 721 41 52 4 — витрины холодильные, не содержащие озоноразрушающих веществ, утратившие потребительские свойства.

Код зависит от типа агрегата и от того, содержит ли он озоноразрушающие вещества: смотрите паспорт изделия и табличку на корпусе. Как определить код, разобрано в статье о классе опасности и коде ФККО.

Лицензированию подлежит деятельность по обращению с отходами 1–4 классов опасности (ст. 9 закона № 89-ФЗ, ст. 9 на Гаранте), поэтому передавать холодильник нужно организации, у которой нужный код и вид работ есть в лицензии. Как проверить, написано в статье о лицензии на отходы. До передачи отходы можно накапливать на срок не более одиннадцати месяцев, если иной срок не предусмотрен законом (ст. 1 закона № 89-ФЗ, ст. 1 на Гаранте); подробнее — в статье о накоплении отходов. За несоблюдение экологических требований при обращении с отходами юридическому лицу грозит штраф от 100 до 250 тысяч рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток, должностному лицу — от 10 до 30 тысяч рублей (ч. 1 ст. 8.2 КоАП РФ, ст. 8.2 на КонсультантПлюс).

Как сдать списанный холодильник нам

У нас лицензия Росприроднадзора № Л020-00113-27/00113705 на сбор, транспортирование, обработку и обезвреживание отходов III–IV классов опасности (запись в реестре). Все три кода, приведённые выше, в ней есть: по ним лицензия охватывает сбор, транспортирование, обработку и обезвреживание. Мы работаем с организациями, ИП и госучреждениями на Дальнем Востоке.

Как это происходит:

• вы присылаете перечень: тип агрегата, количество, адрес, модель и хладагент, если они известны, и копию акта о списании;
• мы рассчитываем стоимость индивидуально и согласуем дату вывоза при подтверждении заявки;
• заберём холодильник с вашей площадки, условия вывоза согласуем по заявке;
• вы получаете договор, акт приёма-передачи и Акт утилизации — по ним бухгалтерия закрывает списание, а бюджетное учреждение отражает проведённую утилизацию в акте ф. 0510435.

Приём агрегатов с озоноразрушающими веществами мы заранее не обещаем: он зависит от модели и хладагента, ответим по заявке. Подробнее об услуге — на странице утилизации холодильников; для магазинов и общепита — утилизация торгового оборудования; для бюджетных учреждений — утилизация для госучреждений.

Частые вопросы

Какой акт нужен для списания холодильника?

Бюджетные и автономные учреждения оформляют акт о списании объектов нефинансовых активов ф. 0510454 (п. 64.55 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н). Коммерческие организации применяют форму, утверждённую руководителем (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ); форма ОС-4 может служить образцом.

Какие причины списания холодильника можно указать в акте?

Типовые причины — износ без перспектив возобновления использования, авария или пожар, утрата, прекращение деятельности, в которой использовался объект (п. 40 ФСБУ 6/2020). В госсекторе ф. 0510454 применяется при утрате потребительских свойств, гибели, уничтожении, невозможности установить местонахождение или недостаче по итогам инвентаризации (п. 64.55 приложения № 5 к приказу № 61н).

Кто принимает решение о списании холодильника?

В учреждениях госсектора решение о прекращении признания актива принимает комиссия, оформляя его по ф. 0510440 (п. 36 приложения № 5 к приказу № 61н). В коммерческих организациях порядок и формы определяет руководитель (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ), документ должен быть подписан ответственными лицами (ч. 2 ст. 9).

Можно ли выбросить списанный холодильник?

Нет, нерабочий холодильник — отход, для него в ФККО есть коды IV класса, например 4 82 511 11 52 4 (приказ Росприроднадзора от 22.05.2017 № 242). Деятельность по обращению с отходами 1–4 классов подлежит лицензированию (ст. 9 закона № 89-ФЗ), а нарушение требований грозит штрафом по ч. 1 ст. 8.2 КоАП РФ.

Сколько можно хранить списанный холодильник до вывоза?

Накопление отходов допускается на срок не более одиннадцати месяцев, если иной срок не предусмотрен законом (ст. 1 закона № 89-ФЗ).

Какие документы получает организация после сдачи холодильника?

Договор, акт приёма-передачи и Акт утилизации. Бюджетное учреждение отдельно оформляет акт об утилизации ф. 0510435, который формируется, когда проводятся мероприятия по утилизации списанного имущества (п. 18.1 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н).