Списание картриджей в организации: акт, причины и что делать с отходом

Статья

Картридж закончился, принтер печатает бледно или не видит чип — а в кладовой копится коробка «пустых». Бухгалтеру и завхозу нужно решить три вопроса: на каком основании картриджи списать, какой документ составить и куда их деть после списания. Картриджи обычно учитывают как материальные запасы, а не как основные средства, поэтому общий порядок из статьи о списании основных средств к ним применяется лишь отчасти. Ниже — то, что относится именно к картриджам.

Картридж — материальный запас, а после списания — отход

Основание для списания запасов зависит от того, как организация ведёт учёт:

• Коммерческая организация списывает запасы при выбытии не в виде продажи и при возникновении обстоятельств, из-за которых она не ожидает экономических выгод от их использования (п. 41 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утверждённого приказом Минфина от 15.11.2019 № 180н, раздел IV стандарта на КонсультантПлюс). Балансовая стоимость списанных запасов признаётся расходом периода, в котором произошло списание (п. 43).
• Бюджетное учреждение прекращает признание запасов, в частности, по основаниям, предусматривающим решение о списании имущества, и при прекращении по решению учреждения использования объекта (подп. «б» и «в» п. 34 СГС «Запасы», утверждённого приказом Минфина от 07.12.2018 № 256н, текст на Гарант).

В обоих случаях факт списания оформляют первичным учётным документом: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению таким документом (ч. 1 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 9 на КонсультантПлюс).

Второй вопрос возникает уже после подписания акта: списанный картридж не исчезает. Остатки тонера или чернил делают его отходом со своим кодом ФККО и классом опасности — об этом отдельный раздел ниже.

Причины списания картриджей и формулировки для акта

Одного слова «пустой» в акте мало. В первичном документе должно быть содержание факта хозяйственной жизни (п. 4 ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ст. 9 на КонсультантПлюс), поэтому укажите причину и чем она подтверждена. Типовые причины и формулировки:

Если нужен документ о неисправности, пригодится дефектная ведомость или акт технического заключения. В самом акте перечислите модели картриджей, количество и принтеры или подразделения, где они использовались.

Картриджи, которые сервис может заправить или восстановить, не списывают: это расход на обслуживание, а не выбытие. Списание нужно для тех, что признаны непригодными. Заправкой и восстановлением мы не занимаемся — наша тема начинается с картриджа, который уже признан отходом.

Какой документ оформить: коммерческая организация и бюджетное учреждение

Коммерческая организация. Формы первичных документов определяет руководитель по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ст. 9 на КонсультантПлюс). Значит, акт можно составить по образцу из учётной политики, лишь бы в нём были обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9: наименование документа, дата, наименование организации, содержание факта, количество, должности и подписи ответственных лиц.

Бюджетное учреждение. Для организаций бюджетной сферы формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ст. 9 на КонсультантПлюс). Для государственных и муниципальных учреждений формы утверждены приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н (текст приказа на Гарант); их перечень — в приложении № 1. Три формы легко перепутать:

• ф. 0510460 «Акт о списании материальных запасов» — применяется для оформления решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о списании запасов, в том числе при порче и по истечении срока использования (п. 64.71 Методических указаний, приложение № 5 к приказу № 61н);
• ф. 0510440 «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» — это решение, а не акт. Акт 0510460 формируется на основании результатов инвентаризации, решения комиссии (ф. 0510440) и документов, подтверждающих расход запасов (п. 64.71 Методических указаний);
• ф. 0510435 «Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей» — формирует ответственный член комиссии, если проводятся мероприятия по утилизации имущества, по которому принято решение о списании (п. 18.1 Методических указаний).

Как заполнять каждую строку 0510460, мы здесь не пересказываем — это разобрано в статье об акте о списании материальных запасов 0510460. Для картриджей важны две детали. Акт формируется раздельно для объектов, требующих и не требующих уничтожения (утилизации) (п. 64.71), а в шапке отражается признак «Необходимость уничтожения (утилизации)» — да или нет (п. 64.72). Для отработанных картриджей, которые уйдут на утилизацию, ставят «да».

Служебная записка — внутренний документ, с которого обычно начинается списание. Ответственный за оргтехнику указывает в ней модели, количество, причину и просит комиссию рассмотреть вопрос; в акте на записку ссылаются как на основание.

Порядок списания картриджей по шагам

1. Соберите картриджи, отделите пригодные к восстановлению от непригодных, зафиксируйте модель, количество и подразделение.
2. Подтвердите причину: данные счётчика, заключение сервиса, дефектная ведомость.
3. Подайте руководителю служебную записку с перечнем и причиной.
4. Если комиссии нет, создайте её приказом руководителя. Как оформить состав и приказ — в статьях о комиссии и приказе о списании; там это показано на примере основных средств.
5. Комиссия осматривает картриджи, принимает решение и подписывает акт; руководитель его утверждает. Бюджетное учреждение оформляет ф. 0510460, при необходимости — решение ф. 0510440.
6. Бухгалтерия снимает картриджи с учёта, а сами картриджи передают исполнителю, который вправе работать с такими отходами, и получают подтверждающие документы.

Что с картриджем после списания: отход 3–4 класса

Отходы по степени негативного воздействия на окружающую среду делятся на пять классов опасности: от I чрезвычайно опасных до V практически неопасных (ст. 4.1 закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления», ст. 4.1 на КонсультантПлюс). Для отработанных картриджей печатающих устройств в ФККО есть отдельные коды, например:

• 4 81 203 01 52 3 — картриджи печатающих устройств с содержанием тонера 7 % и более отработанные, III класс;
• 4 81 203 02 52 4 — картриджи печатающих устройств с содержанием тонера менее 7 % отработанные, IV класс.

Организация, в которой образуются такие отходы, обязана отнести их к классу опасности; для отходов, включённых в ФККО, подтверждение класса не требуется (п. 1 и 2 ст. 14 закона № 89-ФЗ, ст. 14 на КонсультантПлюс). Паспорт составляется на отходы 1–4 классов опасности (п. 3 ст. 14); как его оформить, описано в статье о паспорте отхода.

Передавать такие отходы нужно исполнителю с лицензией: деятельность по сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию, размещению отходов 1–4 классов опасности подлежит лицензированию (п. 30 ч. 1 ст. 12 закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ, ст. 12 на КонсультантПлюс). Как проверить лицензию подрядчика и нужный код, — в статье о лицензии на отходы.

До передачи картриджи можно копить: накопление — это складирование отходов на срок не более одиннадцати месяцев, если иной срок не предусмотрен законом (ст. 1 закона № 89-ФЗ, ст. 1 на КонсультантПлюс). Подробнее — о накоплении отходов. Храните их в закрытых коробках, чтобы не рассыпался тонер.

Несоблюдение требований охраны окружающей среды при сборе, накоплении, транспортировании, обработке, утилизации или обезвреживании отходов влечёт штраф по ч. 1 ст. 8.2 КоАП РФ: для должностных лиц — от 10 до 30 тыс. ₽, для юридических лиц — от 100 до 250 тыс. ₽ или приостановление деятельности до 90 суток (ст. 8.2 на КонсультантПлюс).

Как сдать списанные картриджи в ЦУТО

ЦУТО — переработчик отходов, работаем с организациями, ИП и государственными учреждениями на Дальнем Востоке. У нас лицензия Росприроднадзора № Л020-00113-27/00113705 на сбор, транспортирование, обработку и обезвреживание отходов III–IV классов опасности (запись в реестре). Коды отработанных картриджей, указанные выше, и код принтеров, сканеров и МФУ 4 81 202 01 52 4 (IV класс) входят в эту лицензию с этими видами работ: картриджи мы собираем, перевозим, обрабатываем и обезвреживаем.

Как проходит сдача:

1. Вы присылаете перечень: тип и примерное количество картриджей, адрес площадки.
2. Заключаем договор — разовый или рамочный, если картриджи накапливаются регулярно.
3. Забираем картриджи с вашей площадки; дату вывоза согласуем при подтверждении заявки.
4. Вы получаете договор, акт приёма-передачи и Акт утилизации. Для бюджетного учреждения Акт утилизации подтверждает передачу и обработку отхода, его можно приложить к документам комиссии.

Стоимость рассчитываем индивидуально по перечню. Детали услуги — на странице утилизации картриджей. Если вместе с картриджами списываете принтеры и МФУ, их можно сдать той же партией — см. утилизацию принтеров. Условия для учреждений собраны на странице утилизации для госучреждений.

Частые вопросы

Как списать картриджи в организации?

Нужны решение комиссии и акт. Коммерческая организация составляет первичный документ с обязательными реквизитами из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, форму определяет руководитель (ч. 4 ст. 9). Бюджетное учреждение оформляет акт о списании материальных запасов по ф. 0510460 из приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н (п. 64.71 Методических указаний).

Чем отличаются формы 0510460, 0510440 и 0510435?

Ф. 0510460 — «Акт о списании материальных запасов». Ф. 0510440 — «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов», то есть решение комиссии, а не акт. Ф. 0510435 — «Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей». Все три формы утверждены приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н.

Что указать в причине списания картриджа?

Конкретную причину и модель: выработан ресурс, износ узлов с неисправностью, блокировка чипа, истёк срок годности или восстановление нецелесообразно. В акте должно быть содержание факта хозяйственной жизни (п. 4 ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ), а причину подтверждают заключением сервиса или данными счётчика.

Можно ли выбросить списанный картридж в контейнер для коммунальных отходов?

Нет. Отработанный картридж — отход 3–4 класса с отдельным кодом ФККО, а обращаться с ним надо по требованиям охраны окружающей среды (ст. 14 закона № 89-ФЗ). За нарушения при сборе и накоплении отходов штраф по ч. 1 ст. 8.2 КоАП РФ: для юридических лиц от 100 до 250 тыс. ₽ или приостановление деятельности до 90 суток.

Сколько можно хранить списанные картриджи до вывоза?

Накопление отходов допускается на срок не более 11 месяцев, если иной срок не предусмотрен законом (ст. 1 закона № 89-ФЗ). Храните картриджи в закрытых коробках отдельно от остального имущества, пока не наберётся партия для передачи исполнителю.

Какие документы получить после сдачи картриджей?

Договор с исполнителем, акт приёма-передачи и Акт утилизации. На отходы 1–4 классов опасности составляют паспорт (п. 3 ст. 14 закона № 89-ФЗ), а лицензия исполнителя должна охватывать нужные коды и виды работ (п. 30 ч. 1 ст. 12 закона № 99-ФЗ).